1 - Detalhe das Mudanças
Esta nova versão dos termos e condições dos serviços foi necessária para nos adequar à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais do Brasil.
Histórico de Revisões |
Revisão número |
Descrição |
Aprovado em |
5 |
Atualização da data de vigência |
26/11/2018 |
6 |
Adequação à LGPD |
17/02/2021 |
7 |
Mudanças na redação do texto LGPD onde dizia “será” foi substituído por “Poderá”. |
23/07/2021 |
2 - Alcance
Os seguintes Termos e Condições aplicam-se aos serviços de cadastro simplificado, certificação, prospecção e avaliação de risco de empresas fornecedoras, prestados pela Sertras Gestão de Fornecedores Limitada ou pela Sertras Consultoria e Gestão Limitada, em adiante denominada “Sertras”, e a empresa cliente, em adiante denominada “fornecedora”, “o fornecedor”, “os fornecedores” ou outro termo similar, participante do Catálogo Global de Empresas Fornecedoras de Materiais e Serviços, denominado “Catálogo”.
3 - Aceite destes termos e condições
Estes termos e condições são considerados aceitos pelos fornecedores caso seja realizada uma das seguintes ações por parte da Fornecedora:
- Uma vez selecionada a opção “Declaro que li e aceito os termos e condições” no formulário de cadastro, ou;
- Quando o fornecedor efetua o pagamento de qualquer certificação paga, ou;
- Caso envie por e-mail a informação para iniciar o cadastro a algum funcionário da Sertras, ou;
- Caso envie por e-mail a autorização de emissão de Boleto Bancário e/ou Nota Fiscal eletrônica.
4 - Definições
Empresa Fornecedora: Toda empresa que possa oferecer produtos ou serviços para uma ou mais empresas compradoras.
Empresa Compradora: Empresa que possui um Acordo de Confidencialidade e/ou contrato assinado com a Sertras, que permite aos seus funcionários acessar ao catálogo e/ou solicitar avaliações específicas de fornecedores.
Usuário Público: Qualquer pessoa física ou jurídica (compradora ou fornecedora) que acessa o site da Sertras e realiza uma busca sem a necessidade de autenticação de identidade ou cadastro no portal. Os dados que podem ser visualizados são reduzidos às informações básicas da empresa (nome, endereço, contato, produtos e serviços).
Informação Pública: Todo documento ou informação de uma empresa (pessoa jurídica) que pode ser obtido diretamente em um órgão de governo ou instituição legalizada para tal fim. Alguns exemplos e sem se limitar a estes são: Cartão do CNPJ, Sintegra, Lista de Trabalho Escravo do MTE, Contrato Social, Órgãos de Proteção ao Crédito, entre outros.
Informação Privada: Todo documento ou informação de uma empresa que NÃO pode ser obtido diretamente em um órgão de governo ou instituição legalizada.
Informação Confidencial: Todo documento ou informação que somente poderá ser apresentada a compradores autorizados pela empresa fornecedora. Somente pode ser considerada informação confidencial a informação privada. O fornecedor poderá indicar à Sertras a qualquer momento para quais empresas compradoras, considera a sua informação privada como confidencial. Caso esta solicitação seja realizada posteriormente à primeira avaliação de risco, a Sertras tem um prazo de 5(cinco) dias úteis a partir da data de recepção da solicitação para transformar a informação privada em informação confidencial.
Avaliação de Risco ou homologação do Fornecedor: Corresponde ao serviço prestado pela Sertras que pode ser resumido nos seguintes passos:
- Classificação dos fornecedores de acordo com a política de cada comprador;
- Obtenção de informação e documentação pública;
- Solicitação de informação e documentação privada;
- Transcrição da informação a sistemas internos;
- Avaliação da informação (validação) e geração de “notas de risco”;
- Entrega da informação e documentos aos compradores.
Por existir acesso irrestrito às informações públicas, a avaliação de risco poderá ser realizada somente com as informações descritas acima. A Sertras não precisa de autorização para obtê-la e analisá-la. As notas de risco são geradas na análise e podem ser diferentes para cada empresa compradora.
Plano Comercial de Certificação: É a técnica que é utilizada para homologar um fornecedor. Quem define qual técnica deve ser utilizada é a Empresa Compradora. Estes planos permitem que o fornecedor seja reavaliado quantas vezes forem necessárias por um período de 12 (doze) meses contados a partir da data de emissão de nota fiscal.
IMPORTANTE:
O fornecedor DECLARA QUE Caso escolha um plano diferente ao solicitado pela empresa compradora poderá ser reprovado ou não aceito pela empresa compradora. A SERTRAS sempre informa qual é o plano necessário e não se responsabiliza pela decisão do fornecedor, não havendo possibilidade de devolução de valores por ter escolhido um plano que não era adequado
Cada fornecedor somente pode escolher um plano comercial por CNPJ. Caso o fornecedor queira diminuir o seu plano a um de menor valor e complexidade, deverá esperar vencer o período de validade da certificação vigente. Caso seja necessário realizar o upgrade do plano, deverá pagar a diferença do plano atual para o plano superior.
O prazo para a obtenção de informações públicas e realização da primeira análise por parte da Sertras é de até 7 (sete) dias contados da data de pagamento da anuidade ou da autorização de faturamento. A nota poderá sofrer modificações com a recepção de documentos válidos para o processo.
Validação: É o processo de verificação da informação recebida e transcrita e a avaliação de risco do fornecedor.
Informação Básica: É a informação pública da empresa fornecedora somada aos dados de contato que tenham sido informados.
Certificação: É a forma como chamamos o serviço como um todo e que considera os seguintes passos:
- Orientar o fornecedor para o preenchimento de um questionário (caso necessário);
- Solicitar, receber e organizar documentos;
- Obter informações e documentos diretamente de sites públicos (Ex. FGTS, INSS etc.);
- Verificar o CNPJ em listas públicas (ex. Lista de Trabalho escravo e infantil do MTE);
- Validar a informação (Avaliação de Risco);
- Disponibilizar a informação para as empresas compradoras (notas de risco e documentos);
- Atualizar, quando for necessário, a documentação e informação com vencimento;
- Outros processos (P. Ex. Compra de informação de terceiros).
Todos os fornecedores avaliados serão qualificados e terão notas atribuídas.
O FATO DE REALIZAR O PROCESSO COM A SERTRAS NÃO GARANTE QUE AS EMPRESAS COMPRADORAS LHES CONSIDERARÃO EM PROCESSOS DE COMPRAS OU FECHARÃO ALGUM ACORDO DE SERVIÇOS.
O nosso trabalho limita-se a realizar a avaliação e a disponibilizar a informação.
Eventualmente realizamos o envio de e-mail para nossa base de compradores divulgando os fornecedores e, caso algum comprador solicite encontrar fornecedores indicando o produto ou serviço que desejam adquirir, a nossa equipe procura no banco de dados as empresas que vendem esses produtos e indicam-nas para os compradores. Caso sejam encontrados muitos fornecedores nessa busca, entregamos para os compradores a informação dos fornecedores do plano de certificação mais alto. ESTE PONTO NÃO É UMA REGRA, podendo não acontecer.
A Sertras não entrega certificados impressos ou via e-mail. O fornecedor pode acompanhar a sua avaliação diretamente no site da Sertras, autenticando sua identidade através do seu usuário e senha.
LGPD: Lei geral de proteção de dados pessoais. Esta lei refere-se à proteção da informação de pessoas físicas, estes termos possuem uma seção específica que trata das nossas obrigações com estes dados.
5 - Requisitos mínimos de participação
O Catálogo Global da Sertras persegue os seguintes objetivos:
Para empresas compradoras:
- Ser uma importante ferramenta de informação para a tomada de decisão de seleção de fornecedores;
- Entregar informação certificada, atualizada, validada e útil;
- Ser a primeira opção de compradores no momento de procurar (prospectar) fornecedores no mercado;
- Reduzir os riscos na cadeia de suprimentos;
- Quando contratado, ser parte integrante da área de gestão de fornecedores da empresa compradora;
- Realizar o trabalho por meio de processos estruturados e auditáveis para garantir a transparência e objetividade da informação.
Para empresas fornecedoras:
- Divulgar as empresas certificadas (aprovadas) para compradores de diversas empresas e setores;
- Ser um canal único nos processos de homologação de diferentes empresas compradoras;
- Contar com a maior quantidade de empresas compradoras possíveis de tal forma que o processo de certificação realizado seja válido para muitos compradores;
- Certificar que a informação entregue é coerente e verdadeira;
- Disponibilizar a informação para as empresas compradoras transparentemente, ou seja, de forma que a fornecedora possa ver sua informação da mesma maneira como é vista pelo comprador;
- Disponibilizar sua informação em um catálogo de produtos e serviços que é utilizado para prospectar fornecedores para diferentes indústrias.
Todos os requisitos de cada plano de certificação procuram demonstrar o seguinte:
- Que a empresa fornecedora está constituída seguindo todas as leis da área geográfica onde presta serviços ou foi constituída;
- Que a empresa fornecedora cumpre e respeita as normas trabalhistas e de responsabilidade social comumente aceitas no Brasil e no mundo;
- Que a empresa fornecedora não pratica atos de corrupção ou trabalho escravo;
- Entre outros.
6 - Exclusão do catálogo
De acordo com os requisitos anteriores (seção 5) um fornecedor poderá ser excluído do Catálogo da Sertras, sem aviso nem direito a devolução do importe pago, nos seguintes casos:
- Se o CNPJ da empresa for bloqueado, baixado ou suspenso pela Receita Federal;
- Se a empresa estiver em alguma lista suja brasileira ou estrangeira como por exemplo, a lista de trabalho infantil e escravo do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), a lista de lavagem de dinheiro da Colômbia (conhecida como lista Clinton), ou outras listas restritivas (também conhecidas como listas sujas) solicitadas por empresas compradoras;
- Se estiver envolvida em processos de corrupção, de atos ilícitos ou com sansão segundo o Portal da Transparência do Governo Brasileiro, com Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) ou qualquer outra similar;
- Caso deixe de cumprir algum requisito obrigatório do plano contratado.
Observação Importante: A Sertras obtém estas informações de domínios públicos e/ou de terceiros. Caso a fornecedora demonstre para a Sertras que a informação obtida de terceiros estava incorreta, poderá ser incluído novamente no Catálogo, pelo período restante da validade da certificação, reduzidos os dias que a empresa esteve desabilitada. A fornecedora entende que a Sertras cumpre com o princípio de manter a informação validada, portanto está isenta de responsabilidade de erros de informação de terceiros.
Caso a Sertras não receba ou não consiga obter alguma informação da fornecedora e passados 30 (trinta) dias desde o início do processo de certificação, a Sertras finalizará a análise gerando a nota de risco de fornecimento. Este prazo não é mandatório podendo ser muito menor dependendo do solicitado pela empresa compradora. Como o serviço tem uma vigência de 12 meses o fornecedor poderá enviar os documentos solicitados atualizados e a sua avaliação será refeita.
Importante: A nota de risco que é apresentada aos compradores pode variar para cada um já que os compradores podem determinar pesos diferentes para cada documento ou informação avaliada. Todo fornecedor solicitado por um comprador será avaliado e receberá uma nota. A Sertras não pode se negar a prestar um serviço com base no inciso II do artigo 39 do Código de Defesa do Consumidor, que determina que “é vedado ao fornecedor de produtos ou serviços, dentre outras práticas abusivas: (...)II – recusar atendimento às demandas dos consumidores, na exata medida de suas disponibilidades de estoque, e, ainda, de conformidade com os usos e costumes;”. Desta forma, mesmo que a fornecedora não aprove ou contrate um plano pago de avaliação de risco ou indique expressamente que a sua informação privada e confidencial, este serviço será prestado, porém somente com informação pública.
7 - Da comunicação entre as partes
A comunicação entre a Sertras e a Fornecedora será majoritariamente por e-mail. Porém, são disponibilizados números telefônicos para que a fornecedora possa entrar em contato com a Sertras. Não será aceito o envio de documentos em papel.
A Sertras não tem nenhuma obrigação em realizar visitas em campo à fornecedora. Caso isto venha a acontecer não poderá ser considerado uma regra ou uma obrigação.
No Catálogo da Sertras, a empresa fornecedora indicará no mínimo uma pessoa de contato com telefone e e-mail para o cadastro. Para esta pessoa serão enviados e-mails podendo conter a seguinte informação:
- Solicitação de informação adicional;
- Solicitação de documentação adicional;
- Solicitação de atualização de informação;
- Lembretes de vencimento de prazo de coleta de informação;
- Lembretes de vencimento da certificação;
- Informação comercial do serviço (promoções, ofertas, entre outros);
- Informação da entrada de novos compradores que visualizam a informação do fornecedor;
- Qualquer outra informação necessária para o relacionamento futuro.
A fornecedora declara que entende que toda a informação será enviada por e-mail e que é sua responsabilidade alterar a pessoa de contato, manter atualizada a informação da mesma e verificar o conteúdo de todos os e-mails.
Também autoriza a Sertras a realizar contatos telefônicos com a pessoa de contato.
A fornecedora também indica uma pessoa de contato com telefone e e-mail para compras e/ou licitações. A informação desta pessoa será disponibilizada da seguinte forma:
Para empresas compradoras: Acesso à informação completa.
Para usuários públicos: Somente nome, e-mail e telefone do contato comercial principal.
7.1.- LGPD na comunicação entre as partes
Considerando que o objetivo principal de toda pessoa jurídica é vender produtos ou serviços, indiferentemente da sua missão ou forma jurídica, a Sertras somente solicita dados de contato para que a fornecedora cumpra com este fim.
As empresas compradoras entendem que uma empresa que não pode ser contactada não existe.
Considerando que toda empresa brasileira está sujeita à LGPD a fornecedora declara que:
- Atua de acordo com a Lei 13.709/2018 (LGPD) controlando e protegendo os dados pessoais das pessoas físicas aos que têm acesso para o desenvolvimento de seu negócio;
- Ao enviar dados de contato de funcionários para este serviço sempre informará Nome e Sobrenome, telefone de contato comercial e e-mail comercial. Nunca entregará dados privados de seus funcionários, exceto quando necessário para autenticar um usuário;
- Os dados de contato comercial estarão disponíveis no site da Setras de forma pública;
- É responsabilidade da fornecedora manter atualizados todos os dados autorizados, informando qualquer mudança.
8 - Obrigações da Fornecedora
- Seguir as orientações da Sertras quanto ao preenchimento do questionário e envio da informação;
- Verificar os questionários preenchidos pela Sertras e informar qualquer erro ou omissão;
- Não disponibilizar documentos que infrinjam a lei de direitos autorais locais ou de copyright;
- Enviar a documentação completa e de uma única vez. Evitando envios em tempos diferenciados a menos que seja solicitado explicitamente por algum funcionário da Sertras;
- Não tentar manipular ou interferir na funcionalidade dos sistemas informatizados da Sertras;
- Manter atualizada a sua informação no Catálogo durante toda a sua vigência.
9 - Obrigações da Sertras
- Responder a todas as dúvidas do fornecedor tanto na forma escrita como por telefone;
- Validar a informação com o máximo de cuidado e profissionalismo, uma vez recepcionada e obtida a totalidade da documentação;
- Atualizar informação recebida e validada em um prazo máximo de 10 (dez) dias úteis desde que recepcionada em sua totalidade;
- Somente divulgar a totalidade da informação para as Empresas Compradoras já que estas mantêm assinado o Acordo de Confidencialidade e Uso do Catálogo Global de Empresas Fornecedoras de Materiais e Serviços da Sertras;
- Excluir a informação do fornecedor do Catálogo em até 10 (dez) dias úteis a partir da solicitação expressa do representante legal da fornecedora por escrito. A Sertras poderá manter no catálogo a informação pública e básica (Razão Social, CNPJ, Telefone, Endereço, atividade principal). A Sertras poderá também excluir a totalidade da informação caso julgue conveniente.
- Caso seja homologada uma pessoa física a sua informação somente poderá ser apresentada para empresas compradoras e nunca no portal público.
10 - Taxas, Pagamentos e Indenizações.
A Sertras poderá manter um nível gratuito para prospecções de fornecedores, porém, em caso de prospecções, as empresas cadastradas neste nível têm a última prioridade de serem apresentadas a empresas compradoras.
O serviço gratuito poderá ser eliminado sem aviso prévio. A fornecedora não estará obrigada a pagar, porém a Sertras tampouco terá obrigação de realizar nenhuma ação na informação gratuita.
O serviço da Sertras pode ser pago diretamente pela empresa fornecedora interessada em se certificar ou por uma empresa compradora interessada em subsidiar a certificação da empresa fornecedora.
Caso um terceiro (empresa compradora) deseje subsidiar o serviço, a Sertras entrará em contato com a fornecedora e informará qual é a empresa que está subsidiando o serviço.
A Sertras poderá obter informação pública da fornecedora a qualquer momento, porém a informação do mesmo somente será disponibilizada no catálogo caso a fornecedora envie a informação mínima, o que implica que aceitou estes termos e condições de acordo com a seção 3 deste documento.
O subsídio é válido por 1 (um) ano e, caso queira continuar habilitado após esse período, deve solicitar para a empresa compradora renovar o subsídio ou pagar diretamente pela nova anuidade. Durante a vigência do subsídio, caso a fornecedora receba algum aviso de cobrança por parte da Sertras, o mesmo deve ser comunicado para a Sertras e ignorado.
Fiscalizações em campo, auditorias ou outros serviços prestados pela Sertras não estão inclusos em nenhum subsídio do catálogo.
Caso uma fornecedora subsidiada deseje se certificar em um plano superior, poderá fazê-lo pagando a diferença entre os planos.
Quando o serviço é subsidiado a informação somente será apresentada para a empresa compradora que realizou o subsídio. Caso o fornecedor deseje apresentar a sua informação para outra empresa compradora deverá pagar diretamente pela sua certificação.
Os diferentes planos comerciais da Sertras, pagos pela fornecedora, estão disponíveis e atualizados no seu site http://www.sertras.com.
O valor da anuidade será reajustado anualmente no mês de janeiro de cada ano de acordo com a variação do IGP-M ou o indicador que reflita melhor a realidade do mercado, como por exemplo o reajuste sindical dos trabalhadores da Sertras. Quando for informado o reajuste, ele somente regerá para as novas contratações ou renovações, não podendo ser aplicado nenhum retroativo ao fornecedor.
O serviço da Sertras inicia com a busca de informação do CNPJ da empresa fornecedora em sites públicos ou privados e realizando a primeira avaliação de risco. Isto acontecerá quando o fornecedor aprove a contratação do serviço de certificação ou quando solicitada a avaliação por um comprador.
Entenderemos que o serviço foi aprovado e contratado quando seja recepcionada por e-mail a autorização para emitir o boleto bancário e/ou a Nota Fiscal Eletrônica, ou quando identificado o pagamento do serviço. Respeitando o artigo 49 da LEI No 8.078, DE 11 DE SETEMBRO DE 1990 (Código de Defesa do Consumidor), a empresa fornecedora terá até 7 (sete) dias corridos a partir da data de contratação para desistir da contratação.
O valor da anuidade será pago preferencialmente em forma adiantada, porém a Sertras poderá concordar com o fornecedor um prazo de pagamento que necessariamente será registrado na Nota Fiscal Emitida.
Caso a Sertras inicie o serviço somente com a autorização e o fornecedor não cumpra com o compromisso de pagamento, o CNPJ do fornecedor poderá ser informado aos órgãos de proteção ao crédito e protestado em cartório.
Caso a fornecedora não envie a documentação e informação adicional solicitada nos prazos, a Sertras finalizará o processo. Isto significa que não continuaremos insistindo com telefonemas ou e-mails recorrentes para que envie a informação. A Sertras enviará pelo menos um aviso de vencimento do prazo para a pessoa de contato do fornecedor.
Observação 1: As empresas compradoras poderão exigir que a fornecedora esteja certificada ou avaliada em algum plano específico para transferir os dados para os seus sistemas internos ou para convidá-la a processos de compra e contratação.
Observação 2: A certificação ou avaliação de risco não obriga a qualquer empresa compradora a contratar quaisquer serviços e/ou produtos do fornecedor.
Observação 3: A Sertras não é responsável pelos critérios de seleção de fornecedores utilizados pelas empresas compradoras. Desta forma, caso a fornecedora se abstenha a enviar alguma informação que não seja obrigatória (por exemplo: Certificado de qualidade) e por causa disto seja desclassificada de algum processo de seleção, a fornecedora é a responsável exclusiva por esta escolha.
A responsabilidade da Sertras está limitada ao valor da taxa anual paga pelo fornecedor. Em caso de falhas no processo de validação ou na disponibilização da informação de responsabilidade da Sertras (exclui responsabilidade por informação comprada de terceiros) a Sertras poderá indenizar a fornecedora, com até uma anuidade, que pode ser equivalente a devolução da taxa paga ou um ano adicional de vigência da fornecedora no catálogo. O valor da indenização será determinado de acordo com a gravidade do erro. Por exemplo, se o erro foi o nome do contato e isso não prejudicou em nada a fornecedora, não haverá indenização.
A Fornecedora é responsável pela veracidade da informação entregue. Caso ela seja fraudulenta e cause algum dano para a Sertras ou para alguma empresa compradora a Fornecedora indenizará a Sertras, pelos custos das perdas, das despesas, custos ou danos na forma de responsabilidade solidária ou subsidiária.
A Sertras poderá comercializar outros serviços dentro do Catálogo, por exemplo, publicidade entre empresas, destaques, serviços de informação comercial, entre outros. Estes outros serviços estarão sujeitos aos seus próprios termos e condições, podendo ter taxas adicionais e vigências diferentes, porém a aceitação destes termos e condições não implica aceitação ou contratação de outros serviços.
CASO O FORNECEDOR INICIE O PROCESSO E NÃO ENVIE DOCUMENTOS ELE SERÁ ANALISADO DE QUALQUER FORMA, PORTANTO O FATO DE NÃO ENVIAR DOCUMENTOS NÃO ISENTA O FORNECEDOR DO PAGAMENTO DA TAXA ANUAL.
As formas de pagamento disponíveis são:
- Boleto Bancário
- Transferência Bancária
11 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD
A grande maioria da informação solicitada e analisada refere-se à pessoa jurídica. A única informação de pessoas físicas tratada é a seguinte:
11.4.- Compromissos vigentes desde o início da Sertras
A Sertras se compromete a proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, relativos ao tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, garantindo que:
- Em caso de necessidade de coleta de dados pessoais indispensáveis à própria prestação do serviço, esta será realizada mediante prévia aprovação dos termos e condições. Os dados assim coletados só poderão ser utilizados na execução dos serviços especificados nestes termos e condições;
- O tratamento de dados pessoais dar-se-á de acordo com as bases legais previstas nas hipóteses dos Arts. 7º e/ou 11 da Lei 13.709/2018 às quais se submeterão os serviços, e para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular;
- O tratamento será limitado às atividades necessárias ao atingimento das finalidades de execução do contrato e do serviço contratado, utilizando-os, quando seja o caso, em cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
- Está dispensada a exigência de consentimento nos documentos públicos coletados conforme o Art 7° parágrafo 4 da Lei 13.709/2018, mantendo-se resguardado os direitos do titular e os princípios previstos na lei.
- Observando o interesse legítimo na manutenção dos dados pessoais para exercício do direito, manteremos os dados pessoais objeto do tratamento pelo prazo de 5 anos após vigência do serviço, respeitando o prazo prescricional presente no art. 27 do Código de Defesa do Consumidor.
Os termos e condições podem sofrer modificações. Os fornecedores devem visitar o site da Sertras (www.sertras.com) e verificar estas mudanças. Caso não existam objeções em até 5 (cinco) dias úteis após publicados os novos termos, serão considerados como aceitos pela Fornecedora.