Homologação de categorias sem risco

Na semana passada falamos da classificação de riscos de acordo com as categorias de fornecimento. No entanto, neste artigo vamos apresentar tecnicamente como recomendamos que seja realizado o processo de Homologação de categorias sem risco.

Fornecedores sem risco

Um fornecedor sem risco é aquele cujo produto ou serviço que vamos comprar não impacta na nossa empresa. Então, neste caso, a homologação deve ser muito simples, e a nossa recomendação para este tipo de fornecedores é a seguinte:

Documentos solicitados ao fornecedor:

1. Comprovante de conta bancária;
2. Documento de constituição, por exemplo, contrato social, estatuto ou outro;
3. Declaração de compliance assinada pelo representante legal;
4. Procuração caso quem assina não seja o representante legal;
5. Ficha de cadastro: Razão social, CNPJ, Endereço, dados da conta (iguais aos do comprovante), dados das pessoas de contato, Nome, Função, Telefone, e-mail e tipo de contato (Comercial, Financeiro ou cadastro).

Informações que devem ser consultadas em fontes oficiais:

1. CNPJ: Deve estar Ativo;
2. Listas restritivas: CEIS, CNEP, CPIM, Acordos de Leniência, Trabalho Escravo e outras;
3. Dívida Ativa da União: Previdenciária, Não previdenciária e FGTS;
4. Inscrição Estadual.

Validações do analista de homologação:

1. Verificar se o CNPJ está ativo;
2. Garantir que o CNPJ não esteja mencionado em nenhuma lista restritiva;
3. Garantir que NÃO existam dívidas ativas previdenciárias e de FGTS;
4. Caso a compra seja de um produto ou serviço que incida em ICMS garantir que exista Inscrição Estadual Ativa. Importante: Atentos com a substituição tributária em compras interestaduais (isso é para outra postagem);
5. Garantir que o Cartão do CNPJ tenha um CNAE (Código nacional de Atividades Econômicas) compatíveis com o produto ou serviço que desejam comprar;
6. Que a declaração de compliance esteja assinada pelo(s) representante(s) legal(is) e que todas as respostas sejam de caráter positivo para a reputação da empresa.

No entanto, com as validações feitas, a empresa pode ser considerada homologada e pode ser cadastrada no ERP. Além disso, é recomendado monitorar CNPJ e listas restritivas pelo menos a cada 4 meses caso sejam feitas compras recorrentes de baixo valor. A maioria das grandes empresas consideram baixo valor entre R$10.000,00 e R$50.000,00 por ano, portanto, essa é uma decisão interna de cada empresa.

Caso você precise de ajuda para fazer esta homologação seja por tempo ou mão de obra, a SERTRAS te oferece a Homologação Simplificada, que tem as seguintes vantagens:

• Equipe profissional de teleatendimento para solicitação e cobrança de documentos;
• Ferramentas de BIG DATA para as consultas de fontes oficiais;
• Monitoramento das fontes;
• Equipe profissional para analisar documentos e validar a homologação;
• API para integração com qualquer software;
• O preço da homologação pode ser pago pela sua empresa ou pelo próprio fornecedor;
• Caso pago pelo fornecedor a homologação dele é válida para todas as empresas compradoras que utilizam os nossos serviços sem custo adicional.

Então, pode-se dizer que somente empresas fornecedoras irregulares ou com problemas não realizam processos de homologação.

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